До керівників обласних та районних управлінь Держгеокадастру та суб’єктів підприємницької діяльності, які виконують на території України картографічні, геодезичні, гравіметричні, аерозйомочні роботи тощо, і зобов’язані безоплатно передавати Держкартгеофонду копії матеріалів виконаних робіт для архівного зберігання.
Державне науково-виробниче підприємство «Картографія» згідно з наказом Держгеокадастру від 12.12.2016 р. №332 «Про покладення функцій з ведення Державного картографо-геодезичного фонду України» на ДНВП «Картографія», приймає по актах та інвентаризує вказані матеріали.
Копії матеріалів повинні бути виготовлені у формі та на носіях, що забезпечують довгострокове зберігання та подальше використання.
Здача матеріалів здійснюється відповідно до та . Комплектність матеріалів для передачі до картографо-геодезичного фонду (якщо інше не передбачене технічним проектом/звітом) включає диск CD (DVD)-RW, який повинен містити електронні файли у векторному поданні у файловій базі даних ArcGIS *.gdb (з документом карти *.mxd програмного забезпечення ArcMap), електронні макети для друку у форматі .pdf (повнокольоровий); топографічні карти (плани) виведені у кольорі на папері щільністю не менше 100 г/кв.м у двох примірниках; формуляри до топографічних карт (планів), а також технічні звіти про виконані роботи зі створення топографічних карт (планів). Якщо роботи виконувалися на базі іншого програмного забезпечення ніж ArcGIS, то роботи здаються у тих програмах, в яких вони робилися.
Матеріали направляються з супровідним листом та актом приймання-передачі матеріалів до Держкартгеофонду (в 2 прим.).
Для карт (планів), що містять обмеження доступу «ДСК» та без грифу, відправка здійснюється власним коштом рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення посилки адресату. Матеріали з обмеженням доступу «таємно» до Держкартгеофонду не приймається.
Зразки супровідного листа, акта приймання-передачі, переліку матеріалів, які передаються до Держкартгеофонду додаються
